Zásady zpracování a ochrany osobních údajů uživatelů Knihovny Národního filmového archivu

Správce osobních údajů

Provozovatelem Knihovny Národního filmového archivu (též „KNFA“) je Národní filmový archiv, státní příspěvková organizace zřízená Ministerstvem kultury ČR, se sídlem Malešická 12, 130 00 Praha 3, IČ: 00057266 (též „NFA“). Národní filmový archiv tak (jakožto tzv. správce) odpovídá za zpracování a ochranu osobních údajů uživatelů KNFA v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (též „Nařízení“).

Kontaktní údaje správce

Kontaktní údaje Národního filmového archivu ve věcech zpracování a ochrany osobních údajů jsou: Knihovna Národního filmového archivu, Bartolomějská 11, 110 00 Praha 1. E-mail: výpůjční protokol a evidence uživatelů: jaroslava.fikejzova@nfa.cz, vedoucí knihovny: pavla.janaskova@nfa.cz, telefon: 778 487 865, kontakt

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

NFA zpracovává o registrovaných uživatelích KNFA následující osobní údaje:

  • identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, druh a číslo osobního dokladu, číslo/kód čtenářského průkazu)
  • kontaktní údaje (korespondenční adresa, email, telefon)
  • údaj o čtenářské kategorii (student/senior, zaměstnanec Národního filmového archivu, pracovník KNFA, ostatní)
  • pracoviště / škola
  • heslo ke čtenářskému kontu
  • historie výpůjček
  • historie zobrazení konta
  • údaje o provedených peněžitých transakcích
  • IP adresa a cookie
  • údaje o zákonném zástupci
  • údaje o vymáhání dluhu

Účel a právní důvody zpracování osobních údajů

NFA zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů KNFA za různými účely, jmenovitě:

  • vedení evidence uživatelů dle knihovního zákona
  • poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb dle knihovního zákona
  • ochrana knihovního fondu KNFA
  • informování uživatelů KNFA o službách a akcích KNFA
  • hodnocení spokojenosti uživatelů KNFA
  • statistika

V prvé řadě Národní filmový archiv zpracovává osobní údaje tam, kde je to nezbytné, aby mohl plnit své závazky podle smlouvy s registrovaným uživatelem, tedy poskytovat registrovanému uživateli knihovnické, informační a případně další služby. Například NFA zpracovává kontaktní údaje registrovaných uživatelů, aby je mohl efektivně informovat o splněných rezervacích, končících výpůjčních lhůtách apod.

Dále NFA zpracovává osobní údaje o registrovaných uživatelích také tam, kde k tomu existuje oprávněný zájem, jmenovitě:

  • za účelem zjednodušení případné re-registrace a za účelem vypořádání případných právních nároků ať již Národního filmového archivu, anebo (bývalého) registrovaného uživatele, uchovává Národní filmový archiv osobní údaje bývalých registrovaných uživatelů až 1 rok po skončení registračního období
  • pokud má (bývalý) registrovaný uživatel KNFA vůči Národnímu filmovému archivu dluh případně jinou právní povinnost, uchovává Národní filmový archiv osobní údaje takové osoby v rozsahu a po dobu nutnou pro vyřešení všech právních nároků Národního filmového archivu
  • za účelem zamezení podvodů a ochrany knihovního fondu (za tímto účelem uchovává NFA také číslo a druh osobního dokladu registrovaných uživatelů)
  • za účelem zvýšení uživatelského komfortu se ukládá historie výpůjček uživatele
  • za účelem propagace a informovaní o aktivitách KNFA zasílá NFA uživatelům KNFA emailem občasný newsletter.

Údaj o pracovišti nebo škole uživatele zpracovává NFA na základě souhlasu uživatelů KNFA. Tento souhlas lze kdykoliv odvolat.

Způsob zpracování a ochrana osobních údajů

Zpracování osobních údajů uživatelů KNFA provádí Národní filmový archiv. Osobní údaje uživatelů KNFA jsou zpracovávány v elektronické databázi pomocí knihovního informačního systému Advanced Rapid Library, který spravuje společnost Cosmotron Bohemia, s. r. o., která se tak též podílí na zpracování osobních údajů registrovaných uživatelů KNFA. V tomto informačním systému jsou osobní údaje chráněny hesly proti nepovolenému přístupu cizích osob. Osobní údaje jsou užívány pouze pro komunikaci mezi KNFA a registrovaným uživatelem. NFA je povinen dodržovat i další bezpečnostní zásady pro zpracování osobních údajů plynoucí zejména z Nařízení. Za tímto účelem přijal Národní filmový archiv adekvátní technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo uživatelů KNFA na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle Nařízení.

Práva uživatelů KNFA

  • Právo na přístup k osobním údajům a právo na přenositelnost údajů

Uživatel KNFA má právo se dotazovat, jaké osobní údaje konkrétně o něm NFA shromažďuje. Na takový dotaz NFA bezplatně vydá uživateli kopii všech údajů v elektronické formě, pokud uživatel nežádá o jiný způsob. Některé osobní údaje má navíc uživatel právo získat elektronicky ve strojově čitelném formátu, tj. takovém, který umožňuje fulltextové vyhledávání.

  • Právo na opravu a doplnění neúplných osobních údajů

Na žádost registrovaného uživatele KNFA provede NFA opravu/doplnění jeho osobních údajů.

  • Právo na výmaz, resp. právo být zapomenut

NFA je povinen zlikvidovat osobní údaje zejména, pokud tyto již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, pokud jsou zpracovávány na základě souhlasu a uživatel KNFA svůj souhlas odvolá a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování, pokud uživatel KNFA vznese námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, pokud vyjde najevo, že osobní údaje byly zpracovány protiprávně, případně pokud mu povinnost osobní údaje vymazat stanovuje právní předpis.

  • Právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
  • Právo podat podnět či stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č.: +420 234 665 111, webové stránky: www.uoou.cz

Právo uživatelů KNFA vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dalším právem uživatele KNFA je právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud NFA zpracovává jeho osobní údaje na základě oprávněného zájmu (viz. výše). Uživatel může zejména (ale nejenom) žádat o výmaz svých osobních údajů resp. o jejich anonymizaci,

  • při skončení registrace, pokud nemá vůči NFA žádný dluh nebo jinou nevypořádanou povinnost a zároveň se i vzdá svých případných práv/nároků/reklamací vůči NFA,
  • uživatelé mají možnost vymazat historii svých výpůjček,
  • uživatelé mají možnost kdykoliv odhlásit odběr newsletteru KNFA.